Client Ops Systems uitgelegd
Één overzichtelijke clientflow
Client Ops Systems helpt coaches leads vast te leggen, consistent op te volgen, calls te boeken, betalingen te verwerken en cliënten te beheren – van eerste contact tot langdurige begeleiding.
Alles in één systeem
In plaats van verschillende tools te combineren of handmatig te werken, verloopt alles via één verbonden clientflow. Zo blijft het proces overzichtelijk, voorspelbaar en consistent.
Geen losse tools. Geen handmatige opvolging. Eén systeem.
Het resultaat: de gehele clientflow blijft van begin tot eind soepel en consistent.
Waarom de clientflow bij veel coaches verstopt raakt
Veel coachingspraktijken gebruiken aparte tools voor leads, opvolging, afspraken en betalingen.
Op papier lijkt dit te werken, maar in de praktijk ontstaan vaak gaten in de clientflow:
Opvolging van leads wordt inconsistent.
Gesprekken vinden plaats op verschillende plekken.
Afspraken zijn afhankelijk van handmatige acties.
Betalingen en cliëntinformatie blijven verspreid.
Na verloop van tijd hangt alles af van herinnering en geheugen, in plaats van van een gestructureerd systeem.
Cliëntflow voor coaches: stap voor stap
Zo begeleidt Client Ops Systems het volledige clientproces, van eerste contact tot betaalde cliënt.
Het resultaat is een overzichtelijk en voorspelbaar proces, zodat coaches altijd precies weten wat de volgende stap in de klantreis is.
Zo werkt het:
Leads vastleggen: elke nieuwe lead komt automatisch in het systeem.
Opvolging automatisch: opvolgacties worden getriggerd op het juiste moment, zonder handmatig werk.
Calls boeken: leads worden automatisch naar de juiste afspraak geleid, inclusief herinneringen.
Betalingen verwerken: facturen, betalingen en abonnementen verlopen zonder losse tools.
Cliëntbeheer overzichtelijk: alle informatie en gesprekken zijn op één plek verbonden.
Het resultaat: geen gaten, geen handmatig werk, één overzichtelijke clientflow die je helpt te groeien en je focus te houden op je cliënten.
Stap 1: Lead komt binnen
Een potentiële cliënt komt binnen via een formulier, pagina of link die aan je bedrijf is gekoppeld.
In deze fase legt het systeem alle contactgegevens vast. Niets gaat verloren of wordt over het hoofd wordt gezien. Zo blijft de cliëntflow vanaf het begin overzichtelijk.
Stap 2: Automatische opvolging
Elke lead ontvangt opvolgberichten die automatisch worden gestuurd op basis van hun positie in de cliëntflow.
Opvolging hangt dus nooit af van geheugen of handmatige acties.
Het resultaat: consistente communicatie zonder dat je zelf berichten of herinneringen hoeft te sturen.
Stap 3: Calls boeken binnen je cliëntflow
Wanneer leads klaar zijn om verder te gaan, plannen ze direct een call in jouw agenda.
Het resultaat: het boekingsproces blijft overzichtelijk en gestructureerd, zodat alleen de juiste gesprekken jouw agenda bereiken.
Stap 4: Betalingen afronden
Na de call voltooien cliënten de betaling via een verbonden en gestructureerde betaalflow.
Het resultaat: betalingen verlopen soepel en overzichtelijk, zonder losse processen of fouten.
Stap 5: Beheer al je cliënten op één plek
Vanaf dat moment blijft alle cliëntinformatie centraal opgeslagen, inclusief gesprekken, afspraken en betalingen.
Het resultaat: het leveren van diensten blijft georganiseerd en belangrijke details raken nooit zoek.
Het systeem koppelt elke betaling aan de klantreis, zodat duidelijk is wie heeft betaald en wat de volgende stap in de cliëntflow is.
Hierdoor blijft het hele proces van begin tot eind altijd zichtbaar en beheersbaar.
Hoe Client Ops Systems je ontzorgt
Leads vastleggen
Leads die via pagina’s en formulieren binnenkomen, worden automatisch in je cliëntflow geplaatst. Geen lead gaat verloren of raakt over het hoofd gezien.Automatische opvolging
Het systeem verstuurt opvolgberichten zodat elke lead op het juiste moment wordt benaderd.Calls boeken
Cliënten plannen calls direct in jouw agenda, zonder handmatig coördineren of heen-en-weer mailen.Betalingen
Cliënten voltooien betalingen via een duidelijke en gestructureerde betaalstap binnen de cliëntflow.Cliëntbeheer
Alle informatie, gesprekken, afspraken en betalingen van cliënten blijven georganiseerd op één centrale plek.
Setup and Onboarding
Stap 1: Bepaal je clientflow
We brengen in kaart hoe leads door je praktijk bewegen, van eerste contact tot actieve cliënt.
Stap 2: Systeem instellen
Het systeem richt je cliëntflow in zodat leads, opvolging, afspraken en betalingen naadloos samenwerken.
Stap 3: Live gaan
Wanneer alles verbonden is, gaat het systeem live en begint het automatisch je cliëntflow te beheren.
Het resultaat: een helder en overzichtelijk setupproces, zodat je Client Ops Systems meteen kunt gebruiken zonder onnodige complexiteit.
Client Ops Systems
Voor coaches die hun cliëntflow willen stroomlijnen
Dit is voor jou als
Je een coach bent die met cliënten werkt
Je leads genereert via content, advertenties of doorverwijzingen
Je een heldere en gestructureerde cliëntflow wilt
Je minder handmatige opvolging wilt en meer consistentie
Je alles op één plek wilt beheren: leads, afspraken en cliënten
Dit is niet voor jou als
Je niet met cliënten werkt
Je elke stap liever handmatig beheert
Je een volledig op maat gebouwd systeem wilt zonder structuur
Je een tool zoekt om te experimenteren zonder je clientflow echt te structureren
Veel Gestelde Vragen
V: Moet ik al mijn bestaande tools vervangen?
A: Nee. Client Ops Systems koppelt je cliëntflow zodat alles samenwerkt, zonder dat je hoeft te veranderen hoe je nu werkt.
V: Hoe snel kan ik aan de slag?
A: In de meeste gevallen kan de setup snel live gaan zodra je clientflow is gedefinieerd en verbonden.
V: Werkt dit voor mijn coachingsniche?
A: Ja. Client Ops Systems ondersteunt coaches en consultants in verschillende niches en businessmodellen.
V: Wat gebeurt er nadat iemand cliënt is geworden?
A: Alle cliëntinformatie blijft overzichtelijk, zodat levering, communicatie en opvolging helder blijven.
Bekijk hier onze cliëntflow in actie
Een korte demo laat je precies zien hoe Client Ops Systems past bij jouw coachingpraktijk.